Instalace a nastavení doplňku MailStep
1. Instalace doplňku do vašeho e-shopu
Doplněk naleznete na této adrese.
Aby bylo možné doplněk do vašeho e-shopu nainstalovat, musíte být přihlášeni administračním účtem vašeho e-shopu.
V pravé části stránky stiskněte tlačítko Objednat. Tím doplněk nainstalujete.
Po úspěšné instalaci se stisknutím tlačítka "Přejít na nastavení doplňku" můžete vrátit do administrace vašeho e-shopu přímo do nastavení nově nainstalovaného doplňku.
Nebo v administraci vašeho e-shopu v levém menu rozkliknětě položku Propojení a pod ní položku Mailship.
2. Identifikační údaje k propojení s Mailstepem a aktivace doplňku
K aktivaci doplňku ve vašem e-shopu budete potřebovat identifikační údaje pro propojení se systémem Mailstepu, které získáte na základě uzavřené smlouvy se společností Mailstep.
Pokud ještě se společností Mailstep nemáte uzavřenou smlouvu, na základě instalace doplňku se Vám obchodní zástupce Mailstepu ozve s nabídkou, případně ho můžete kontaktovat přímo:
mailstep@mailstep.cz
+420 284 080 615
Po zadání přístupových údajů stiskněte tlačítko Ověřit přístup. Tím ověříte správnost zadaných přihlašovacích údajů a dostupnost prostředí Mailshipu.
Rovněž se tím zpřístupní možnost zadání Organizace a Eshopu Mailshipu, se kterým bude doplněk komunikovat (nově v doplňku verze 2).
Tyto údaje je nutné správně zadat pro dokončení nastavení a aktivaci doplňku (pokud je na staně Mailshipu pouze jedna organizace a jedne eshop, doplněk ho doplní sám).
Doplněk prosím neaktivujte hned po zadání přístupových údajů, Aktivaci je vhodné provést až po nastavení dalších parametrů pro přenosy objednávek a skladových zásob na dalších záložkách nastavení.
Máte-li přístupové údaje k testovacímu prostředí mailstepu i k produkčnímu prostředí mailstepu, můžete mezi prostředími přepínat pomocí tlačítek Aktivovat testovací režim a Aktivovat produkční režim.
Přepínání režimů ale používejte s opatrností, aby nedošlo ke ztrátě objednávek například tím, že místo do produkčního prostředí budou přeneseny do prostředí testovacího.
Doporučujeme použít testovací prostředí pouze k vyzkoušení správné funkce doplňku, poté přepnout do produkčního prostředí a do testovacího již nepřepínat.
Stav doplňku a aktivní prostředí můžete vidět nahoře nad identifikačními údaji v sekci Stav doplňku.
3. Nastavení E-shopu a doplňku
3.1. Synchronizace produktů
Po aktivaci doplňku začne doplněk přenášet informace o produktech vašeho e-shopu do systému Mailstepu.
Přenáší se tyto údaje:
- Kód produktu
- EAN kód
- Název produktu
- Krátký popis (bude zkrácen na prvních 200 znaků)
- Výchozí kategorie
- Hmotnost a rozměry produktu
Je tedy dobré mít tyto informace (tam, kde to má smysl) v e-shopu vyplněny ještě před aktivací doplňku.
Jako jednoznačný identifikátor produktu se používá Kód produktu ve vašem e-shopu. Doporučujeme proto tento kód v e-shopu u již vytvořených produktů neměnit, protože produkt se změněným kódem bude do mailstepu přenesen jako nový produkt.
Druhý povinný identifikátor produktu je EAN. Aby se produkt správně přenesl do Mailshipu, musí být tento údaj v e-shopu vyplněn a nesmí být duplicitní s žádným jiným produktem.
Máte-li ve vašem e-shopu velké množství produktů (řádově tisíce a více), může úvodní synchronizace do Maistepu trvat delší dobu, prosíme proto v tomto případě o trpělivost. Doplněk nebude do ukončení první synchronizace produktů přenášet do Mailstepu žádné objednávky (jejich poslání by mohlo skončit chybou).
Jestli už úvodní synchronizace produktů proběhla, je možné zjistit v nastavení doplňku na záložce Přenosy dat - Synchronizace produktů e-shop -> Mailstep.
Správně přenesené a spárované produkty jsou podmínkou pro přenos objednávek a skladových zásob.
Na záložce Produkty můžete zkontrolovat seznam produktů, které se doplňku nepodařilo přenést včetně uvedení důvodu - chyby, proč se produkt nepřenesl.
Přenášení změn produktů, plná synchronizace
Doplněk funguje tak, že detekuje změny produktů, které provedete v e-shopu a tyto změny přenáší do mailshipu. To znamená, že pokud na záložce Produkty v nastavení doplňku vidíte nějaké chyby a opravíte je, potom doplněk tyto změny (cca do 30ti minut) přenese do mailshipu.
Protože přenos produktů, obzvláště obsahuje-li e-shop velké množství produktů (desetisíce), je extrémně náročný, doplněk udržuje cache přenesených produktů a přenáší pouze nezbytné údaje. Může se stát (například z důvodu nepředpokládané chyby), že dojde k rozsynchronizování produktů mezi e-shopem a mailshipem.
Na záložce Přenosy dat je v části Synchronizace produktů tlačítko Plná synchronizace, které smaže cache doplňku a přinutí doplněk přečíst z e-shopu údaje o všech produktech a poslat je znovu do mailshipu.
Toto tlačítko používejte prosím opatrně a pouze v nutných případech.
Obzvláště u e-shopů s řádově desetitisíci produktů může plná synchronizace trvat desítky hodin.
3.2. Přenost objednávek - nastavení stavů
Doplněk přenáší objednávky k vyřízení z eshopu do mailstepu a potom zpětně nastavuje stavy objednávek v eshopu podle stavu v mailshipu.
Je proto nutné spárovat stavy ojednávek v eshopu se stavy objednávek v mailstepu. To lze udělat na v nastavení doplňku na záložce Stavy objednávek.
Důležité je mít nastavené modře označené stavy, tedy první tři a pro objednávku v chybovém stavu.
Stav objednávky pro PŘENOS do mailstepu
Doplněk čte objednávky eshopu v tomto stavu a posílá je do mailstepu. To znamená, že jakmile v eshopu nastavíte objednávce tento stav, doplněk se ji pokusí přenést do mailshipu.
Stav objednávky e-shopu pro POZASTAVENÁ - ČEKÁ NA ZAPLACENÍ, K POTVRZENÍ
Jakmile doplněk objednávku korektně přenese do systému Mailstepu, nastaví jí v e-shopu zde vybraný stav.
Stav POZASTAVENÁ - ČEKÁ NA ZAPLACENÍ se uplatní v případě, že máte níže zaškrtnuto Čekat na zaplacení objednávky pro aktivaci objednávky, pokud máte tuto volbu vypnutou, objednávky budou přecházet rovnou do stavu K POTVRZENÍ.
Tím informuje správce e-shopu o úspěšném přenesení objednávky a rovněž se již nebude pokoušet objednávku přenášet do maistupu znovu.
To znamená, že když tento stav zůstane v nastevení nevyplněn, objednávka zůstane i po úspěšném přenesení do Mailstepu ve stavu, kdy je požadnován její přenos, a doplněk se bude pokoušet o přenos opakovaně.
Doporučení
Je samozřejmě možné používat standardní systémové stavy Shoptetu, ale pro přehlednost doporučujeme vytvořit si v administraci e-shopu speciální stavy používané pro práci s Mailstepem, například s prefixem MS nebo Mailstep.
Nemusíte mít pro každý ze stavů zásilky mailstepu nastaven zvláštní stav ve vašem e-shopu, pokud vás například nezajímá příprava zásilky před předáním dopravci, můžete nastavit pro stavy "ČEKÁ NA ZBOŽÍ", "VYSKLADŇUJE SE", "KOMPLETACE ZÁSILKY", "ČEKÁ NA DOPRAVCE" hodnotu "Neměnit stav objednávky", doplněk pak na tyto změny stavu v Mailstepu nebude reagovat a změní stav vaší objednávky v e-shopu až při předání zásilky dopravci.
Stavy objednávek v e-shopu si můžete vytvořit v administraci v Nastavení > Objednávky > Stavy.
Poznámky k objednávce
V této sekci je možné rovněž zvolit pole objednávky shoptetu, do kterého bude doplněk vkládat detailní informace zpracování zásilky v Mailstepu.
Optimální je zde ponechat implicitní volbu "Poznámka e-shopu", pokud toto pole nepoužívá e-shop k jiným účelům, protože obsah tohoto pole se zobrazuje ve správě eshopu přímo v seznamu objednávek (v tooltipu).
V případě, že pole "Poznámka e-shopu" je e-shopem využito k jiným účelům, je možné zvolit jedno z dodatečných polí, tato pole jsou ovšem viditelná v e-shopu až v detailu objednávky.
Doplněk vždy smaže původní obsah zvoleného pole.
Čekat na zaplacení objednávky pro aktivaci objednávky
V zapnutém stavu bude zpracování objednávky na straně mailshipu zahájeno až po označení objednávky zako zaplacená v eshopu. Stav objednávky bude po přenosu do mailshipu nastaven na POZASTAVENÁ - ČEKÁ NA ZAPLACENÍ.
To znamená, že v eshopu je nutné těmto objednávkám nastavit stav, který definuje objednávku jako zaplacenou, aby se zahájilo její zpracování v mailshipu.
Toto nastavení se neuplatní u objednávek s typem platby Dobírka.
3.3. Dopravy
Aby bylo možné vaše objednávky vyřídit, posílá doplněk s každou objednávkou do maistepu informaci o zvoleném způsobu dopravy.
V nastavení vašeho e-shopu v Nastavení > Doprava a platby > Způsoby dopravy si nadefinujte dopravy, které budete vašim zákazníkům nabízet.
Nadefinujte prosím ale pouze ty způsoby dopravy, které máte dohodnuté s Mailshipem.
V nastavení doplňku na záložce Dopravy je pak potřeba přiřadit každému způsobu dopravy definované v e-shopu dopravce Mailstepu.
4.4. Sklady
Doplněk přenáší stavy skladových zásob ze skladu Mailstepu do vybraného skladu vašeho e-shopu, lze spárovat více dvojic skladů mezi eshopem a shoptetem (doplněk verze 1 uměl pouze jeden sklad na každé straně).
Dvojice skladů musí být určeny jednoznačně.
Je to z důvodu, že doplněk dostává z mailshipu informaci o změně skladové zásoby a musí jednoznačně určit, na kterém skladě eshopu tuto zásobu změní. V opačném směru zase dostává s objednávkou z eshopu informaci o skladu, z něhož bylo objednáno zboží a tuto informaci musí poslat do mailshipu.
Můžete použít již existující sklad (případně Výchozí sklad vytvořený shoptetem), nebo si můžete nadefinovat vlastní sklady pro práci s Mailstepem v administraci e-shopu Nastavení > Produkty > Sklady.
Synchronizovat skladové zásoby do e-shopu
Zapíná průběžnou (relativní) synchronizaci skladových zásob z mailshipu do eshopu. Protože eshop odečítá skladovou zásobu sám při vložení zboží do objednávky, tato synchronizace funguje tak, že se přenáší z mailshipu pouze skladové příjmy, o které se navyšuje stávající zásoba v eshopu. Tato metoda tedy funguje dobře v případě, že na počátku jsou hodnoty skladových zásob v obou systémech srovnané a rovněž v případě, že ze skladu mailshipu neděláte prodeje/výdeje jiným způsobem než přes eshop.
Plná synchronizace zásob do e-shopu
Tento způsob synchronizace funguje odlišně. Čte z mailshipu fyzickou zásobu (bez započítání rezervací v objednávkách) a přepíše jí v eshopu rovněž fyzickou zásobu (bez započítání rezervací).
Tento způsob je tedy vhodný ke srovná skladových zásob v obou systémech po aktivaci doplňku, nebo k narovnání stavů, pokud došlo k jejich rozsynchronizování.
Pro správné fungování je nutné mít v eshopu správně nastaven parametr Skladový nárok vyřešen - shodně pro stavy eshopu a pro stavy v mailshipu.
Tento způsob synchronizace lze zapnout trvale na záložce Sklady zatržítkem Automatická plná aktualizace zásob. Doplněk pak v určených časech 4x denně provádí plnou synchronizaci skladových zásob.
To je vhodné pro eshopy, které realizuje prodeje z mailshipu mimo eshop.
Jednorázově je možné plnou synchronizaci vyvolat na záložce Přenosy dat tlačítkem Plná synchronizace v sekci Synchronizace skladových zásob.
4.5. Informace o stavu doplňku
V nastavení doplňku na záložce Přenosy dat můžete zkontrolovat informace o přenosech údajů mezi vaším e-shopem a systémem Mailstepu.
4.6. Výsledky synchronizací
V nastavení doplňku na záložce Výsledky synchronizací můžete zkontrolovat, jak dopadly poslední synchronizace a v případě chyb zjistit i jejich důvod.
